第一条 为进一步规范哈尔滨工程大学外来文件处理工作，提高外来文件处理的科学化水平，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《工业和信息化部机关文件处理办法》（工信厅办〔2013〕155号）、《哈尔滨工程大学公文处理办法》（校党政办字〔2014〕3号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 外来文件主要来源
中共中央、国务院、工业和信息化部、教育部、国家国防科技工业局、黑龙江省委、黑龙江省人民政府、黑龙江省委省政府部门等。
第三条 外来文件处理的责任归属
送中共哈尔滨工程大学委员会和哈尔滨工程大学的文件，由党政办公室机要秘书（以下简称机要秘书）签收处理；送校领导个人函件，由负责联系校领导的工作人员签收；送学校各单位的函件，由各单位指定人员签收、酌情拆处；出差、开会带回的文件，应视内容及时交学校机要室或本单位综合部门按正式文件处理。
主送学校的文件，未经党政办公室收文处理，各单位不得办理。
第四条 校级外来文件办理主要程序
（一）清点签收。机要秘书逐件清点接收到的校外文件，核对无误后签收，并注明签收时间。
（二）登记编号。机要秘书详细记载文件的主要信息和办理情况。对外来文件进行登记编号，并建立文件电子台账。
（三）初审。机要秘书将经初审不由学校办理的文件及时退回来文单位并说明理由。
（四）请办。党政办公室主任根据文件内容提出请办意见。
（五）批示。校领导根据文件内容、工作要求作出批示，确定传阅对象、承办单位及牵头单位等。
（六）分送。阅知性文件根据校领导批示由机要秘书通知各阅知单位或个人及时取件；批办性文件根据校领导批示由机要秘书通知承办单位的牵头部门及时取件，由牵头部门分送其他承办单位。
（七）承办。承办单位根据校领导批示及文件要求，在办
理时限内办理完毕。需两个以上部门办理的，由牵头部门协调相关部门在办理时限内办理完毕。
（八）催办。承办单位负责人及时掌握文件的办理进展情况，督促按期办结。对因特殊情况不能在规定时限内办结的重要文件，承办单位应报请主管校级领导同意后及时向来文单位和党政办说明延期原因。
（九）答复。承办单位将批办性文件的办理结果按时答复来文单位及相关校领导。
第五条 文件紧急程度和办理时限
（一）特急文件经请办后，由联系校领导工作人员在3小时内明确校领导批示内容并将文件返还机要秘书；机要秘书立即通知承办单位取件，承办单位在收到文件后3小时内将文件办理完毕并向批示领导汇报落实情况。
（二）急件经请办后，由联系校领导工作人员在1日内明确校领导批示内容并将文件返还机要秘书；机要秘书通知承办单位及时取件，承办单位收到文件后1日内将文件办理完毕并向批示领导汇报落实情况。
（三）普通文件经请办后，由联系校领导工作人员在3日内明确校领导批示内容并将文件返还机要秘书；机要秘书通知承办单位及时取件，承办单位收到文件后3日内将文件办理完毕并向批示领导汇报落实情况。
（四）若文件有具体办理时限要求，按文件执行。
第六条 整理归档。外来文件须及时立卷、归档，外来文件要求上报的材料,归档时须附后。各单位外来文件日常管理由本单位综合部门负责，具体按学校档案管理工作要求执行。校外涉密文件除部分由科研院、保密处负责归档外，其余由党政办公室负责归档。校外非涉密文件由承办部门归档，两个以上单位联合办理的文件，原件及相关材料由牵头单位归档。
第七条 外来文件销毁。不具备归档和保存价值的文件，经批准可销毁。销毁涉密文件应严格履行清点、登记、审批手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密文件。
第八条 涉密外来文件管理按照学校相关规定执行。
第九条 本办法由党政办公室负责解释，本办法自发布之日起执行。
