第一章 总 则
第一条 为规范学校合同管理，规避风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规，遵循《哈尔滨工程大学章程》，制定本办法。
第二条 本办法所称的合同，是指以学校及学校授权单位的名义与自然人、法人和其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议等。
第三条 学校及学校授权单位可以作为一方当事人与对方订立合同。校长或其书面授权委托的代理人，可以代表学校签订、变更和解除合同。
第四条 本办法所称合同管理是指学校及学校授权单位制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审批、履行、变更、解除、纠纷处理进行监督、检查、考核等管理活动。
第五条 学校对合同实行统一监督、归口管理、承办单位负责的制度。
第二章 合同管理部门及职责
第六条 合同管理部门包括承办单位（承办人）（下称承办单位）和归口管理部门。
第七条 合同应明确承办单位。承办单位是指代表学校具体负责合同起草、谈判、签署及具体落实所签合同权利义务的单位，包括机关各职能部门、直属单位和学院等，是合同的直接责任单位。
第八条 根据业务范围和工作职责，学校授权下列职能部门作为归口管理部门对其职能范围内的业务性合同实行归口管理。归口管理工作包括审查、审批合同，建立合同管理台账，监督合同履行，监控履行异常等内容。
（一）党政办公室：学校合同管理职责的总体协调部门，负责学校层面综合性合同的管理。各归口管理部门每年向党政办公室报送合同管理台账，供学校统计、分析和备案。
（二）党委宣传部：负责以学校名义发布广告、新闻出版、宣传合作等类别合同的管理。
（三）校团委：负责与校外单位建立学生社会实践基地类合同的管理。
（四）本科生院：负责本科生层次的招生、合作办学、培训项目、实习实践基地、以教学为主的联合实验室建设等类别合同的管理。
（五）研究生院：负责研究生层次的招生、合作办学、培训项目、实习实践基地等类别合同的管理。
（六）科学技术研究院：负责学校科研合同的管理，包括中央各部委及各级政府下达的专项科技项目，受企事业单位及个人委托开展的科技项目，学校各类科研基金及专项科技项目，专利合作申请，涉及科研项目结题财务审计等类别合同的管理；负责以科研为主的专项合作类合同的管理。
（七）人力资源处：负责涉及人力资源与人事管理等类别合同的管理。
（八）国际合作与交流处：负责学校与国（境）外及港澳台有关部门、院校签署校际合作交流等类别合同的管理。
（九）财务处：负责业务范围内的财务审计合同的管理，负责学校与银行签订的合同协议，委托贷款银行借款合同、开立国内保函协议、保证金质押合同、银行合作协议，以及各种银行服务协议等类别合同的管理。
（十）审计处：负责业务范围内的基建、财务审计等类别合同的管理。
（十一）发展计划处：负责学校发展规划、校园规划以及固定资产投资项目（土建类项目除外）可研、初设、劳动安全等方面技术服务类别合同的管理。
（十二）后勤基建处：负责基本建设工程设计、工程招标、工程咨询、工程勘察、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备采购等类别合同的管理；负责物业服务等类别合同的管理。
（十三）国有资产管理处：负责土地、房屋固定资产使用和处置等类别合同的管理；负责货物类资产（含设备家具）的采购和处置、软件采购、图书采购等类别合同的管理。
（十四）信息化处：负责IT基础设施、应用系统、信息化资源与服务平台等信息化建设相关类别合同的管理。
（十五）图书馆：负责文献资源采购、学科服务、图书捐赠等类别合同的管理。
（十六）后勤集团：自行负责后勤集团业务范围内的合同管理工作，包括饮食原材料供货合同，维修材料供货合同，物业保洁用品供货合同，设备及设施维修维保类合同，家具采购合同，办公设备采购合同，专用设备采购合同，房屋出租合同，场地使用合同，引进服务合同，联合经营类合同，集团与银行签订的各类协议合同，工程设计、工程材料、工程配套设备、工程分包等工程类合同的管理。
（十七）其他特定事项需要签订合同的，由党政办公室根据事项性质提出承办单位和归口管理部门建议，报校长审定后，授权相关单位办理。
第九条 合同内容涉及两个或两个以上管理部门工作职能的，根据合同性质或主要条款确定归口管理部门；不能确定的，原则上由合同经费管理部门负责归口管理。
第十条 归口管理部门根据工作内容、管理职责，依据国家相关规定，设置合同管理岗及审核岗，完善内部控制，并结合本办法制定合同管理工作流程、合同示范文本，并经学校法律事务室审核，由分管领导签发后实施。
第三章 合同的签订
第十一条 签订合同应遵守法律法规和学校的规章制度，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的权益。国家和学校对合同签订有其他特别规定的，承办单位应严格执行相关规定。
第十二条 签订合同前，承办单位应对合同对方的主体资格、委托代理权限、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行详细调查。
第十三条 承办单位应优先使用合同示范文本，没有示范文本的，应积极争取由我方草拟文本，主导合同的谈判和订立，确保最大限度的保障学校权益。确有必要由对方草拟的，应就合同条款积极进行协商，严格审查合同内容。
第十四条 合同各方对重要条款存在重大分歧或需要法律专业知识支撑的，承办单位可以邀请相关职能部门和法律事务室参与合同的谈判与拟定。
第十五条 合同的审批和签订程序如下：
（一）承办单位拟定合同文本；
（二）承办单位提交学校法律顾问进行法律风险评估；
（三）提交归口管理部门审批。合同涉及多项业务的，由归口管理部门提交相关业务主管部门会签；
（四）分管校领导综合考虑相关意见，审定是否签署。对于年签订数量较大且签订流程已相对成熟的合同，分管校领导可书面授权，指定归口管理部门的责任人直接签署，书面授权书须含合同签署责任人、合同额度授权范围或合同类别等要素。书面授权书须报党政办公室和财务处备案；
（五）加盖印章，承办单位与归口管理部门分别存档，签订程序终结。
第十六条 学校为科学技术研究院、后勤基建处、国有资产管理处和后勤集团刻制合同专用章。以上四部门须制定本部门合同专用章管理办法和使用流程报党政办公室备案。以上四部门管理范围之外的其他类别合同使用校章签订。未经校长授权，其他任何单位或个人不得擅自使用其他公章签订合同。
第十七条 涉及学校“三重一大”事项的重大合同，应当遵循相关决策程序。
第十八条 符合政府采购和招投标条件的各类合同，应当遵守相关法律法规和学校相关管理规定，履行相关手续。
第十九条 承办单位应根据相关部门审查意见修改完善合同文本。承办单位不同意修改合同文本的，应当明确说明理由，由分管校领导决定是否签署。
第二十条 合同文本内容涉及国家秘密、学校秘密的，承办单位应与对方签订保密协议，明确界定合同文本和项目的密级、保密要求和保密责任。
第四章 合同的履行、变更和解除
第二十一条 承办单位应实时监控合同履行过程。出现下列情形之一的，属于合同履行异常，应及时采取相关措施。
（一）合同签订的基础条件已经发生变化的；
（二）对方当事人要求变更合同主体或合同条款的；
（三）发生不可抗力的；
（四）对方当事人已违反合同约定，或有足够的证据表明其可能存在违约行为的；
（五）合同履行发生争议的。
前款第一项中“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素。
第二十二条 合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，承办单位应及时与合同归口管理部门协商，向对方发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约。
第二十三条 合同签约时的条件发生变化，继续履行将给学校造成损害的，承办单位应当及时上报学校归口管理部门。承办单位在收到对方要求变更或解除合同的书面文件后，应当及时上报学校归口管理部门。归口管理部门组织合同承办单位和相关部门研究，并采取相关措施。
第二十四条 合同变更或解除的，应当符合法定或约定条件。变更或解除合同的通知或答复应当在法定或约定的期限内做出。变更或解除合同应当采用书面形式。
第五章 合同纠纷的处理
第二十五条 合同履行过程中出现争议时，由合同各方协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或法律诉讼程序解决。
第二十六条 因合同履行出现法律纠纷、学校收到诉讼或仲裁的法律文书后，由所涉事项的归口管理部门和承办单位及时向分管校领导或校长汇报，必要时，学校成立由校领导、相关部门组成的合同纠纷处理小组，负责对合同纠纷进行研究和处理。
第二十七条 合同纠纷涉及诉讼或仲裁的，校长可以签署授权委托书委托学校相关工作人员或律师参加诉讼和仲裁。
第二十八条 合同纠纷涉及的相关单位应该根据合同纠纷处理小组、委托代理人或律师的要求及时提供相关资料和信息，为学校处理法律纠纷提供必要的支持。
第六章 资料的归档
第二十九条 合同谈判、签订、履行至终结的全周期内各方互致的信件、传真、电子数据和电子邮件等资料，是确认各方权利义务的重要凭证，承办单位应负责收集、整理和保存。承办单位应将履行完毕的合同原件及相关资料每年集中送学校档案馆存档。
第七章 责任追究
第三十条 有下列情形之一，造成严重后果的，由负有责任的承办人承担相应的赔偿责任，并根据情节轻重追究其他责任：
（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；
（二）超越校长授权签订合同的；
（三）应签订书面合同但未签订的；
（四）玩忽职守、疏忽大意，没有按本办法履行职责的；
（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；
（六）在处理合同争议的过程中不配合的。
第八章 附 则
第三十一条 本办法自2017年9月1日起施行，由党政办公室负责解释。