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哈尔滨工程大学各类印章刻制、使用和管理规定

发布时间:2003-12-31  浏览次数:20


第一章总则

第一条 为规范学校各类印章的管理,根据中共中央办公厅《关于各级党组织印章的规定》(中办发[1983]37号)、国务院办公厅《国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》(国发[1993]21号),特制定本规定。

第二条 本规定所指印章包括学校党委印章、学校印章(含学校钢印)、学校党政职能部门印章、直属单位、院、系、所印章和各党总支印章,团委及各学院分团委印章、学校各种业务专用章、校内各社会团体(各种协会、学会、联谊会等)印章及学校领导名章等。

第二章印章申请、刻制和启用

第三条印章申请

(一)印章刻制的申请:因业务需要或组织变更需刻制印章时,由主办部门填写“刻制印章申请书”,并附学校或上级有关部门批准成立该机构的公文,报学校办公室。

(二)印章换发的申请:印章的印文磨损需要换发时,由用印单位填具换发申请书,并于文尾拓具印模,标明制发日期,报学校办公室。用印单位来学校办公室领新印章时,同时将磨损的旧印章交回学校办公室。

(三)印章补发的申请:印章损毁或遗失时,监印人员除向学校办公室报告并依法公告作废外,应填写补发印章申请书,并附原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处,送学校办公室按本规定第四条,经核定后补发。补发印章的印文字体应有异于原印章,以示区别。遗失之印寻获时,须即交学校办公室依本规定第二十五条办理。

第四条印章的核定及制发

(一)学校印章(含学校钢印)和学校党委印章由国防科工委核定。

(二)学校院(系)、机关部、处、直属单位,各党总支以及国家级研究开发机构(如国家重点实验室等)的印章,由学校办公室审核,学校主要党政领导批准,学校办公室制发。该类印章为圆形,直径42毫米,中刊五角星或党徽。

(三)各种业务专用章(如财务专用章、支票专用章等)、社团组织(如各种协会、学会、联谊会等)印章,由学校有关职能部门签署意见,学校办公室审核,学校主管领导批准,学校办公室制发。该类印章为圆形,直径40毫米,中空。也可根据需要刻成椭圆形或其它形状。

(四)院系设置的研究所的印章,由科技处签署意见,学校办公室审核,主管科研的校领导批准,学校办公室制发。该类印章为圆形,直径40毫米,中刊五角星。

(五)领导签名章的刻制,经学校领导同意,由学校办公室核准、制发。签名章由领导亲笔书写,刻成长方形。根据工作需要,校领导可刻制中文或英文签名章。

(六)院系、机关部处负有行政管理职能的下属单位原则上不另制发印章。因工作需要确需制发印章的,由所在单位提出申请,详细说明印章的名称、用途、式样和规格,经学校办公室审核,学校主管领导批准,学校办公室制发。该类印章为圆形,直径40毫米,中刊五角星或党徽。

(七)学校团委的印章按本条第二款办理,分团委(团总支)印章按本条第六款办理。

第五条刻制本规定第四条第一款、第二款所列印章,由学校办公室根据单位申请,拟写公函,经哈尔滨市公安局南岗分局审批,再凭南岗公安分局批件到公安局指定地点刻制。刻制其它各类印章,由学校办公室根据具体情况决定自办或由用印单位承办。

刻制学校二级单位党政印章所需经费,由学校支付;刻制其它类型印章及二级单位下属部门印章所需经费由各单位自付。

第六条印章的启用

(一)启用印章一般应从便于工作衔接上考虑,确定印章的启用时间。在选择启用时间后,提前向有关单位发出正式启用印章的通知,注明正式启用日期,并附印模,重要印章同时要报上级备案。

(二)校内印章的启用由学校办公室负责,启用通知由学校领导或学校办公室主任签发。

(三)接启用通知后,用章单位负责人或办公室主任到学校办公室办理领取手续,留下印模、签字,同时将应作废的印章交回学校办公室。取送印章要按取送机密件对待。

(四)业务专用章的启用由各单位领导自行确定。对外产生效用的印章,如财务专用章、支票专用章等,在启用前应将启用时间、印章样式通知各有关单位。

(五)启用印章前应掌握识别真伪的方法。学校办公室和受印单位都须把启用印章日期的材料和印模立卷归档并永久保存。

第三章印章的管理

第七条学校办公室是学校各类印章的综合管理部门,各院、系及直属单位办公室、机关部处综合科、办公室是各单位印章的管理部门。学校办公室及各单位办公室应指定专人负责印章的审核、制发、补发、检查等管理工作。

学校办公室应建立印章刻制登记表,分门别类(如党、政、工、团等)和分时段对所刻制的印章进行登记,拓具印模、样本、依序装订成册,以利管理。学院及其它单位,亦应建立印章登记本,对本单位印章进行管理。

第八条各单位党政主要领导以及分管领导应对本单位各类印章的使用情况进行监督、检查,各处级单位综合科(办公室)负责本单位印章的保管和使用(负责印章保管和使用的人员称为监印人员,下同)。学院及其下属单位(如系、研究所、中心)的印章由学院办公室统一保管。印章平日随用随锁,假日加封。如有遗失或误用,由监印人员负完全责任。

第九条对不合规定、不符合手续的用印,监印人员应提出异议并向本单位领导或学校办公室报告。要提高警惕,严防私用、盗用公章。

第十条印章不固定换发年限。各单位监印人员对本单位各类印章每年至少检查一次,学校办公室不定期对各单位现有的各类印章进行检查、核实。

第十一条印章遗失时须立即向单位领导、学校办公室及保卫部门报告,并依法公布作废。

第四章印章的使用

第十二条印章的使用范围

(一)学校正式印章代表学校的法定名称,体现学校的权力、凭信和职责。对内对外使用。

(二)部门、单位印章是经学校批准、刻制给各院、系、所和机关各部处使用的,只能以单位或部门名义在学校授权范围内或学校批准经办业务的权责范围内使用,一般不对外使用,更不能未经学校授权对外签订具有法律效力的合同及其它契约类文书。对外使用时,不具有独立的法人资格,没有法律效力。对超出学校授权范围或部门职责擅自使用而产生的不良后果,学校不负法律责任,并要追究当事人个人及其单位领导的责任。

(三)专用印章是学校及各职能部门为履行自己的某一项专门业务而使用的印章。印文中除刊有机关或单位的法定名称外,还刊有专门的用途,如“财务专用章”、“证明专用章”、“证件专用章”等。专用印章不能代表学校或部门的权力,只代表印章上刊明的使用范围。

(四)钢印仅限于加盖在各种证书的照片上,不能作为文件、介绍信及其它票据凭证的有效标志,不能独立使用。

(五)校领导签名章,代表学校领导人的身份,是行使职务的标志,具有权威性。

(六)各类印章的具体使用范围见附件3

第十三条印章的使用程序

用印须由专人负责,不能随意委托他人代为盖印。文件或材料需用印时,用印单位应先填写“用印审批单”,经主管领导核准、签字后,连同经审核的文件等交监印人用印。凡批准手续不全的,一律不能用印,违反此规定所造成的一切后果,由监印人负责。

学校、院系和直属单位以及机关各职能部门印章的使用程序如下:

(一)学校印章的使用,必须由用印单位或个人提出申请,填写用印审批单,加盖部门公章,由相关职能部门审核并报主管校领导审批,监印人凭学校领导签字,经确认无误,加盖学校印章。

(二)各院(系、处、部)、校直属单位党政印章的使用,由用印单位或个人提出申请,经单位主要党政领导批准,填写用印登记表,单位监印人员凭单位领导签字,确认无误,加盖单位印章。

(三)各职能部门在处理本部门职责范围(见校党字[2003]1号文件,若今后有修改,以新修订为准。)内的事务时,盖部门印章。职能部门印章的使用,由部处长审批、签字,填写用印登记表,监印人员按规定用印。

(四)学校印章的使用程序详见附件4。学校二级单位参照本程序制定本单位印章使用程序。

第十四条使用印章的范围一般应与批准人的职权相适应。盖章后出现的意外情况由批准人负责。

第十五条监印人员在用印时要审阅、了解用印内容,不能不看内容就盲目盖印。同时,还要看留存材料是否齐全。一般使用印章要保存的材料有:

(一)公文、信函须保留有领导人签批的草稿和三份正式文件、材料;

(二)协议书、合同书须保留一份文本;

(三)毕业证书、荣誉证书等要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书样本,要逐一核对证书及名册的人数是否相符,并点清证书数量与名册的人数是否相同;

(四)若确实没有留存材料的,要详细地记载用印情况。

第十六条每次用印都应当进行登记,登记的项目包括:用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等事项。

第十七条监印人员盖章时精力要集中,用力要均匀,使盖出的印章端正、清晰、美观、便于识别,印章不能盖歪或颠倒。以单位名义发出的公文、函件必须加盖单位的印章。

第十八条学校所有需要盖印鉴的介绍信、证明及对外的信函、公文,应统一编号登记,以备查询、存档。使用带存根的公函或介绍信、证明信等要盖两处印章,一处盖在公函连接线上,一处盖在机关落款处。凡在落款处加盖的印章,都要“骑年盖月”。一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经主管校长签字方可开出,持空白介绍信外出工作回来后必须向学校汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。

第十九条监印人员应定期整理留存材料,把用印留存的材料进行编号整理,归档备案,对其中具有考查价值的,要在年终整理立卷时归档保存。

第二十条正式印章必须在办公室内使用,不能将印章携带出机关或单位以外使用,印章不能脱离印章管理人员的监督。各级领导不得私自用章。

第二十一条监印人对未经本单位负责人判定是否准予用印的文件,不得擅自用印,违者后果自负。

第五章印章的停用、销毁

第二十二条单位印章在单位名称变更、机构撤销和式样变更时应即行停用。停用印章要发文通知有关单位,并在通知中说明停用原因,标明停用印章的印模和停用时间。停用的废印不得在原单位留存,要及时送交学校办公室处理。

第二十三条旧印章停用后,已失去原有的法人标志或行政效力,不能作为现行机关、单位职权活动的凭证。

第二十四条因单位名称变更,或改变隶属关系,使旧印章停用,而新印章又没有刻制出来时,若有一些工作急需使用印章,可以采用代章的办法,即用其它的印章代替应使用的印章,代章的使用手续与正式印章相同。代章要在落款后面注明“代”字。党政机关之间代章必须是同级或是上级代下级,下级或者没有任何关系的单位一般不能代章。

第二十五条学校办公室收回废旧印章后要进行登记销帐。对于重要单位或具有保存价值的印章要分期妥善保管;对于一般单位或临时性单位,保存价值不大的印章应集中起来,定期销毁;属领导个人的名章,应该退还给本人;一般戳记,可以经单位领导批准予以销毁。

第二十六条销毁废旧印章,必须报请单位负责人批准,销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存,以备日后查考之用。

第六章附则

第二十七条印章的具体制发过程、使用范围和使用程序分别见附件2、附件3、附件4

第二十八条若此前学校及各单位制定的印章管理规定,与本规定不相符合,以本规定为准。

第二十九条学校组织机构代码证、事业法人登记证的使用程序比照学校印章使用程序。

第三十条本规定由学校办公室负责解释。

第三十一条本规定自发布之日起施行。


哈尔滨工程大学各类印章刻制、使用和管理规定附件.doc


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